Trámites

Gestión de trámites

1. Objetivo y acceso

En SIMA, nos referimos con trámites a todas aquellas gestiones, normalmente de carácter administrativo, que realiza la empresa o se encarga a otros terceros y que no se realizan con SIMA. 

Se trata de llevar una auditoría y trazabilidad de los procesos necesarios para la importación, compra y venta de vehículos que se están llevando a cabo fuera de SIMA.

Para abrir la pantalla, seleccione Administración > Trámites. La pantalla se abre en el contexto de la empresa seleccionada. El acceso requiere iniciar sesión y tener habilitado el módulo de Trámites para esa empresa.

Las acciones disponibles pueden variar según los permisos del usuario, el estado del trámite y su tipo. Si una acción no aparece en el menú de una fila, compruebe esos tres factores.

2. Consultar y localizar trámites

La pantalla muestra pestañas para filtrar por estado:

Use los filtros laterales para acotar resultados:

Fechas: intervalo de fechas. Se utiliza especialmente en las pestañas Recibidos y Cancelados; al entrar en una de ellas se propone, por defecto, desde el primer día del mes anterior hasta hoy.

Trámites: seleccione uno o varios tipos de trámite. Puede seleccionar todos o quitar la selección.

Bastidor (VIN): escriba el VIN para buscar un vehículo.

Pulse Aplicar filtros para ejecutar la búsqueda o Limpiar filtros para restablecerlos.

La tabla presenta, entre otros, el número de trámite, estado, tipo y número de operación, VIN, datos, titular, tramitante externo e interno, comentario, fechas de inicio y fin, solicitante, fecha de solicitud, factura y emisor. Puede ordenar la tabla y seleccionar filas para las acciones masivas.

3. Crear un trámite

Pulse Crear trámite.

Selección de bastidor: busque por VIN (introduzca al menos dos caracteres) y elija el vehículo.

Selección de trámites: marque uno o varios tipos disponibles para ese vehículo. Si al seleccionar uno aparecen otros marcados como Requerido, inclúyalos también en la selección. Si no hay trámites disponibles para el bastidor, no se podrá continuar.

Asociación de operaciones: elija una operación relacionada, una Reclamación campaña (y su operación) o Otra si la asociación es manual.

Resumen: revise VIN, trámites y operación; seleccione el Titular.

Pulse Finalizar. Se crea el trámite y, si la pantalla estaba en Solicitados, la lista se actualiza.

Los botones Siguiente y Finalizar se habilitan cuando se completan los datos obligatorios de cada paso. Si vuelve a un paso anterior y cambia la selección, revise de nuevo los pasos posteriores: la aplicación limpia las selecciones que dependen de los datos modificados.

4. Acciones disponibles

Abra el menú de acciones de una fila para actuar sobre un trámite. Para actuar sobre varios, marque sus filas y use el menú de acciones masivas. Las acciones masivas pueden procesar los trámites elegibles y mostrar el resultado por elemento; revise los errores y los elementos que no se hayan completado.

Enviar

Disponible para trámites Solicitados, si el usuario tiene permiso de gestión.

Seleccione Enviar.

Indique la fecha de inicio y el tramitante interno; el tramitante externo puede seleccionarse si corresponde.

Si el trámite admite generar documentación técnica, deje marcada o desmarque la opción según necesite generar el fichero.

Confirme el envío.

El trámite pasa a Enviados. Cuando se genera documentación técnica, la aplicación la descarga y, si hay una configuración de correo disponible, permite preparar el envío de un correo.

En acciones masivas, todos los trámites seleccionados deben ser del mismo tipo para poder enviarlos juntos.

Recibir despacho

Disponible para trámites de tipo despacho en estado Enviado, si el usuario tiene permiso de gestión.

Seleccione Recibir despacho.

Elija la fecha de despacho permitida para el VIN y confirme.

La aplicación limita la fecha a los valores permitidos para el vehículo. Si se seleccionan varios trámites, propone una fecha común y aplica la acción a los trámites elegibles.

Recibir otros trámites

Disponible para trámites Enviados que no sean despacho, matriculación, impuestos de matriculación, impuestos municipales, comprobación de tasación ni recepción logística; requiere permiso de gestión.

Seleccione Recibir otros trámites.

Elija la fecha de recepción permitida y confirme.

La fecha no puede ser anterior a la fecha de inicio del trámite. Para una selección múltiple se utiliza una única fecha común.

Recibir un trámite de impuestos

Disponible para los tipos Impuesto de matriculación e Impuesto municipal en estado Enviado, con permiso de gestión.

Seleccione la acción de recepción de impuestos.

Introduzca la fecha de recepción y los datos de pago: fecha de pago, base imponible, coeficiente, importe de tasa y referencia del recibo.

Confirme.

En los trámites de impuesto municipal la base imponible y el coeficiente aparecen bloqueados. La fecha de recepción y la fecha de pago son obligatorias.

Modificar datos de impuestos

Disponible para esos mismos tipos de trámite cuando están Recibidos, con permiso de gestión. Abra Modificar datos de impuestos, actualice los datos de pago y confirme. En este modo no se modifica la fecha de recepción; la fecha de pago es obligatoria.

Matricular

Disponible para trámites de Matriculación en estado Enviado que tengan VIN.

Seleccione Matricular.

Revise los datos de matrícula recuperados para el vehículo. Complete o corrija la matrícula y la fecha de matriculación si fuera necesario.

Pulse Confirmar matriculación.

Para confirmar, todas las filas deben tener matrícula y fecha de matriculación. La acción también puede ejecutarse en lote cuando todos los trámites seleccionados cumplen los requisitos.

Comprobar documentación de tasación

Disponible para trámites de Comprobación de tasación o Recepción logística en estado Enviado, con permiso de gestión.

Abra Comprobar documentación tasación.

Para cada documento, indique si es correcto o incorrecto y si está solventado.

Si corresponde, use Editar observaciones para añadir o actualizar el comentario del documento.

Guarde los cambios.

Editar observación del trámite

Si la acción está habilitada, seleccione Editar observación, modifique el comentario asociado al trámite y guarde. Esta observación es distinta de las observaciones individuales de los documentos de tasación.

Cancelar

Disponible solo en Solicitados o Enviados, y únicamente cuando el trámite se pueda cancelar. Los trámites de asociación manual (Otra) tienen una regla de cancelación específica. La aplicación pide confirmación antes de cancelar.

Eliminar

Disponible solo en Solicitados y para usuarios con el permiso especial de eliminación. La aplicación pide confirmación. Eliminar quita el trámite, mientras que cancelar conserva el registro con estado Cancelado.

Revertir

Disponible en Enviados o Recibidos. Seleccione Revertir y confirme. La operación puede devolver un aviso si el trámite está asociado a una operación abonada; lea el aviso y compruebe el resultado antes de continuar con otros pasos.

Provisiones

En algunas acciones, si el trámite tiene provisiones configuradas, la aplicación abre primero la ventana de gestión de provisiones. Revise y confirme sus datos para continuar con la acción original. Si cancela esa ventana, no se realiza la acción principal.

5. Acciones masivas

Filtre la lista para mostrar los trámites que quiere tratar.

Marque las filas correspondientes.

Abra el menú de acciones masivas y elija la acción.

Complete los datos comunes que solicite (por ejemplo, una fecha compartida) y confirme.

Revise el resumen final de éxitos y errores.

Las acciones masivas no eliminan las restricciones de cada trámite. Por ejemplo, para matricular se requiere que todos sean trámites de matriculación enviados; para recibir despacho, todos deben ser trámites de despacho enviados. En acciones que admiten selección mixta, solo se procesan los elementos elegibles.

6. Permisos y disponibilidad

El sistema comprueba la autenticación, el acceso al módulo en la empresa y los permisos asociados al usuario. La configuración de acciones puede hacer que una opción no se muestre; además, cada opción se condiciona al estado y al tipo de trámite.

El código actual no muestra un selector de perfiles ni define nombres de roles de usuario para estas acciones. En caso de duda, solicite al administrador que revise los permisos asignados al usuario para la empresa. Una opción ausente no implica necesariamente un error: también puede deberse al tipo o estado del trámite.

7. Recomendaciones

Compruebe VIN, tipo de trámite, operación asociada y titular antes de finalizar la creación.

Revise las fechas sugeridas y los límites que muestra el calendario; no intente registrar una fecha fuera del intervalo permitido.

Antes de una acción masiva, compruebe la selección y el tipo de todos los trámites.

Distinga Cancelar (conserva el registro como cancelado) de Eliminar (quita el trámite).

Después de una acción, vuelva a consultar la pestaña correspondiente y revise cualquier aviso o resultado parcial.