Gestión de Facturas y Cancelaciones de Proveedores

En esta página de ayuda encontrará documentación sobre Gestión de facturas y notas de crédito de piezas de proveedores.

1.1 Crear una factura de proveedor

Las facturas de proveedores se pueden ver en la Seguimiento de facturas de proveedores, que se encuentra en la siguiente ruta: [Módulo de Piezas -> Pestaña Compras -> Sección Facturas -> Opción de Proveedor].

En muchos casos las facturas entrarán a SIMA de forma automática, ya que existe una interfaz de comunicación con el proveedor, que permite la inserción automática de la factura en SIMA. En estos casos, la factura quedará en Inicial estado hasta que sus líneas de detalle sean verificadas con el paquete enviado por el proveedor.

En otros casos, al no existir una interfaz de comunicación con el proveedor, la factura se tiene que crear manualmente, una vez llega del proveedor y con los números de pedido del proveedor indicados en la factura.

Para crear la factura de proveedor hacemos lo siguiente:

• abrimos el Seguimiento de facturas de proveedores..

• Haga clic en la opción Nueva factura en el menú de la izquierda.

• Aparecerá el asistente para la creación de la factura de proveedor, haga clic en el Próximo botón.

• En este paso indicamos:

• Tipo de documento

• Factura

• Nota de entrega

• Tipo de transacción

• Divisa

• Si va a tener o no tasa impositiva

• Clickea en el Próximo botón.

• En este paso indicamos:

• Proveedor

• Número de factura

• Fecha de la factura

• Almacén donde se ubicarán las piezas

• Haga clic en el botón Próximo.

• Clickea en el Agregar pedidos Botón para asociar los pedidos al proveedor con la factura.

• La ventana Pedidos al proveedor será mostrado.

• Seleccionamos aquellos que deben incluirse en las facturas.

• Haga clic en el botón Aceptar

• Haga clic en el botón Finalizar

• Tanto el encabezado como las líneas de detalle de la factura se cargan automáticamente con la información proporcionada en el asistente.

• Si es necesario podemos agregar nuevas líneas de detalle directamente en la factura del proveedor.

• Guarde el documento y SIMA realiza una serie de comprobaciones para garantizar la coherencia del documento, denominadas Advertencias. Si alguno de ellos no se cumple SIMA mostrará una ventana informativa.

• Confirmar el documento

En este punto es posible hacer clic en el botón dar entrada lo que permite la posterior puntuación de la mercancía así como reservar el stock necesario para atender los pedidos de los clientes.

Ahora es necesario realizar la Selección de entrada y el selección de ubicación para poder ingresar definitivamente las piezas en el almacén.

1.2 Selección de entrada

El selección de entrada da entrada definitiva a las piezas en almacén, afectando a los diferentes stocks: Disponibles, Pendientes de Servir, Pendientes de Recibir, etc.

Para realizar el picking de entrada hacemos lo siguiente:

• abrimos el Selección de entrada, el cual se encuentra ubicado en la siguiente ruta: [Módulo de piezas -> Pestaña Compras -> Sección de selección -> Opción de entrada] ** 1.

• La ventana Entrada de factura o paquete con entrega inmediata aparecerá.

• Haga clic en el botón ubicado a la derecha del Factura campo.

• El Facturas pendientes de recoger Aparecerá una ventana y hacemos doble clic sobre la factura a recoger.

• Haga clic en el botón Empezar a escoger 1.

• Clickea en el Partes pendientes botón.

• El Piezas pendientes de recoger Aparecerá la ventana.

• Seleccione la pieza a seleccionar y haga clic en el Seleccionar botón.

• Te indicamos cuantas unidades vienen según su estado:

• Correcto

• Roto

• Venció

• Ausente

• Referenciado incorrectamente

• Repita los pasos 6 al 9 para cada una de las partes incluidas en la factura.

• Cuando termine, haga clic en Terminar de recoger y cerrar la ventana.

Hay que tener en cuenta que si de una pieza proceden X unidades, pero algunas son correctas y el resto rotas, se debe recoger dos veces la misma pieza, una por la cantidad correcta y otra por la cantidad rota. Esto generará errores de proveedor.

1.3 Selección de ubicación

Para realizar la selección de ubicación hacemos lo siguiente:

• abrimos el Selección de ubicación, que se encuentra en la siguiente ruta: [Módulo Repuestos -> Pestaña Compras -> Sección Recogida -> Opción Ubicación].

• El Ubicación Elementos por finalizar Aparecerá la ventana.

• Haga clic en el botón ubicado a la derecha del Factura campo.

• La ventana Facturas pendientes de recoger Aparecerá y hacemos doble clic sobre la factura a recoger.

• Cuando termine, haga clic en el botón Terminar de recoger 1.

• SIMA solicitará el permiso especial para esta operación, te lo presentamos

• Cerrar la ventana

1.4 Cancelar una factura de proveedor

Las cancelaciones de facturas de proveedores se pueden ver en la Seguimiento de facturas de proveedores, que se encuentra en la siguiente ruta: [Módulo de piezas -> Pestaña Compras -> Sección Facturas -> Opción de proveedor].

Para crear la factura de cancelación de proveedor hacemos lo siguiente:

• abrimos el Seguimiento de facturas de proveedores.

• Busque la factura del proveedor.

• Haga clic derecho sobre la factura y, en el menú contextual que aparece, seleccione la opción Documento de cancelación 1.

• Aparecerá el asistente para la creación de la factura de baja de proveedor, haga clic en el Próximo botón.

• En este paso indicamos:

• Número de factura de cancelación

• Fecha de la factura

• Tipo de factura de cancelación:

• Total (solo partes)

• Parcial (solo partes)

• Total (incluidos cargos)

• Parcial (incluidos gastos)

• Clickea en el Finalizar botón.

• Aparecerá la ventana de factura de cancelación, que ya incluirá las líneas de detalle de la factura a cancelar.

• Si todo está correcto confirmamos el documento.

Cuando la factura del proveedor es parcial, aparecerá otro paso en el asistente, donde deberás indicar para cada línea de la factura de cancelación cuantas unidades de cada pieza se van a cancelar.

1.5 Crear factura de gastos

Las facturas de gastos se pueden consultar en la Seguimiento de los documentos recibidos., que se encuentra en la siguiente ruta: [Módulo Piezas -> Pestaña Compras -> Sección Facturas -> Opción Gastos].

Para crear la factura de gastos hacemos lo siguiente:

• abrimos el Seguimiento de los documentos recibidos..

• Haga clic en la opción Nueva factura en el menú de la izquierda.

• Aparecerá el asistente de creación de documentos, haga clic en el Próximo botón.

• Seleccione el tercero emisor de la factura de gastos.

• Clickea en el Próximo botón.

• Clickea en el Finalizar botón.

• El Cargo Factura - Gastos inherentes a la compra Aparecerá la ventana.

• A través del menú Herramientas -> Cancelación de provisiones asociamos las provisiones a la factura de gastos.

• Establezca el número de factura en el campo Externo 1.

• Haga doble clic en el Expedición campo y establecer las fechas:

• Expedición

• Transacción

• Entrada

• Aceptación

• Clickea en el Aceptar botón.

• guardar el documento

• Confirmar el documento

En el Cargo Factura - Gastos inherentes a la compra ventana también podemos agregar líneas de detalle escribiéndolas manualmente.

🚩 Mercado húngaro

1.6 Facturas de proveedores locales

🔹 Introducción

Las Facturas de Proveedores Locales no se importan automáticamente a SIMA, deben crearse manualmente. SIMA dispone de un asistente que nos permite realizar este proceso de forma muy rápida.

🔹 Proceso

El proceso de creación de una factura de proveedor local se realiza de la siguiente manera:

• Abra el Seguimiento de Facturas de Proveedores, ubicado en la ruta: [Módulo de Piezas -> Pestaña Compras -> Sección Facturas -> Opción de Proveedor].

• Se mostrará el Seguimiento de Factura de Proveedores.

• En este seguimiento haz clic en la opción Nueva factura ubicado en la sección Procesos en el lado izquierdo.

• SIMA desplegará un asistente con el que podremos crear la factura del proveedor local.

• En el primer paso hacemos clic en el Próximo botón.

• en el segundo paso Información general del proceso debemos seleccionar:

• Factura en el campo Seleccione el tipo de documento

• Tipo de operación en el campo Seleccione el alcance del proceso

• Moneda en el campo Divisa

• Si la factura tiene o no tasa impositiva en el campo La factura tiene tasa impositiva.

• presiona el botón Próximo.

• en el tercer paso Datos específicos del proceso debemos seleccionar:

• Proveedor

• Número de factura

• Fecha de la factura

• Almacén donde se ubicarán las piezas

• Podemos pulsar el botón "..." para buscar la razón social del proveedor.

• Seleccione por nombre comercial.

• Haga clic dentro del campo del proveedor para posicionar el cursor sobre él.

• Escribe el nombre del proveedor (SIMA comenzará a buscarlo cuando escribas 3 o más letras).

• Seleccione el proveedor haciendo clic sobre él con el botón izquierdo del ratón.

• Complete el número de factura y seleccione la fecha de la factura.

• presiona el botón Próximo.

• En este paso tenemos que seleccionar el Pedido del Proveedor, esto es obligatorio para hacer coincidir la Factura del Proveedor con el Pedido del Proveedor.

• presiona el botón Añadir pedido.

• Marque la casilla de verificación a la izquierda del pedido del proveedor para seleccionarlo. De esta forma quedará incluido en la Factura del Proveedor.

• presiona el botón Aceptar.

• Este es el último paso del asistente. presiona el botón Finalizar.

• Ahora SIMA abre el Mantenimiento de facturas de proveedores con la nueva factura en estado Inicial.

• En el campo Externo indicamos el número de factura del proveedor.

• Ahora debemos comprobar que las líneas que se han incluido en la factura del proveedor corresponden a las líneas que está facturando el proveedor.

• Si alguna línea no se corresponde con lo facturado por el proveedor, podemos eliminarla del Quitar línea opción en el menú contextual de la línea de detalle.

• Tenemos que seleccionar el Tipo de entrega en el encabezado de la factura en el área del lado derecho.

• presiona el botón .

• SIMA mostrará advertencias si hay algún detalle por resolver en la Factura de Proveedor.

• Después de resolver las advertencias, podemos confirmar la factura con el botón .

La factura del proveedor ahora está confirmada.

A partir de esta confirmación SIMA mostrará un mensaje informando que va a activar el proceso de generación automática de factura de venta:

• Haga clic en el botón Sí

• Validar el permiso especial

• Haga clic en el botón Aceptar en el mensaje informativo sobre la generación de facturas de venta.

• SIMA mostrará el listado de facturas de venta generadas en el Documentos de ventas creados ventana, la Emitido La columna de esta ventana indica si la factura de venta está confirmada o no.

• Si el Emitido Si la columna está marcada, se confirma la factura de venta.

• Si el Emitido La columna no está marcada, la factura de venta está en estado Inicial y tenemos que comprobar por qué.

• El Documento El botón nos permite abrir la factura de venta.